如何制定业务连续性计划

近年全球的不稳定因素有上升趋势,不同的天然灾害、恐怖袭击及人为事件都有可能为各行各业带来业务影响和风险。对于市场变化迅速的金融投资行业,妥善管理突发危机尤其重要。金融监管机构亦要求金融公司做好应变计划,从而确保业务连续性。故此,建立一个全面的业务连续性计划已经是金融机构的重点任务之一。接下来,我们归纳了六个制定有效的业务连续性计划的重要因素。

 

1. 成立计划小组

 

要成功启动及建立一个有效的业务连续性计划,公司需得到管理层的支持,分配足够的预算及人力资源。计划小组需要由一位充分了解公司营运和业务的管理人员带领,如首席运营官等。在项目的初始阶段,管理层和计划小组须详细讨论业务连续性计划的主要方针和范围,制定一个清晰的蓝图,为后续工作奠定稳健基础。

 

2. 风险评估

 

决定了业务连续性计划的方针和范围后,公司需要就面对的潜在风险及威胁进行评估。例如,公司要考虑在突发情况下,员工能否可以顺利前往办工地点。此外,公司也需要考量其业务系统(如:交易系统、客户资料库等)和第三方服务供应商(主要经纪,银行等)在紧急状况下的营运计划,以便针对有关风险制定应对措施。以下表格为企业潜在风险的示例。

 

风险类别 阐释
自然灾害 包括地震,台风等灾害所造成的人力资源及公司财产与营运的负面影响
人为意外 因人为(疏忽/意图)引致的营运失效,如公司财产失窃或网络骇客攻击
政局不稳 多类大型示威与请愿行动,或战乱所致的营运停顿风险
其他类别 其中特别的例子为疫情爆发,当中对人力资源的影响更甚

 

 

3. 业务影响分析

 

业务影响分析可算是业务连续性计划流程中相对重要的一环,并影响整个计划的成效。各部门人员需共同合作,积极参与讨论,使管理层和计划小组清楚了解不同部门的关键业务领域和弱点。公司需要就风险评估得出的结论,决定“恢复时间目标”和“恢复点目标”等等的量化值,以研究公司可以承受业务中断的时长。再者,公司需要进一步了解业务中断的影响,例如:经济损失、客户服务受阻、声誉受损等。

 

4. 策略设计与实施

 

在详细分析了风险和业务影响后,公司可以着手筹备和实施不同突发事件下的应变行动计划和业务持续管理方案。一个完善的业务连续性计划须包括以下部分:

  • 业务处理流程文档;
  • 重要相关者的紧急联络清单;
  • 网络服务恢复方案;
  • 记录的备份及储存方案; 及
  • 公司人员应急措施等等。

请注意,业务连续性计划的表述以清晰简单为佳,以确保各人员能明白自己在突发状况下的角色。

 

5. 计划检测与维护

 

业务连续性计划的成功制定和实施并不代表公司能一劳永逸,定期的测试与维护会大大增加计划的可靠性及效率。我们建议基金及资产管理公司可以先擬定测试的脚本,模拟突发状况发生,启动并实施业务连续性计划。同时,公司也应纪录测试的结果,进行评估,并列出计划需要改进的地方。除此以外,如果公司有新的商业行动和业务改变,必须尽快更新连续性计划的内容。

合规新语

:香港证监会是否有就业务连续性计划检测频率发出相关要求/指引?

答:香港证监会没有硬性规定需在何时进行业务连续性计划检测。不过,证监会期望金融机构定期进行业务连续性计划控制。所以,我们建议公司每年就业务连续性计划进行测试与检讨计划成效,并保留相关文件如每年检测报告,以供香港证监会于日后公司检查时参考。

6. 员工训练与意识培养

 

人员因素是业务连续性计划成败的关键之一,故此,公司需定期向所有员工提供有关计划的讲解与培训。同时,各单位人员也需要培养危机应变的意识,了解自己在整个业务连续性计划所扮演的角色。

 

短暂的业务停顿有可能对公司造成巨大的损失。优秀的基金及资产管理公司应未雨绸缪,认真地对待业务连续性计划,培养员工“防患于未然”的应变能力。这样,公司就可以做到处变不惊,确保公司业务可以继续顺畅进行。

 

香港证监会亦就业务连续性计划的要求与指引公布了相关通函,大家可以透过以下连结浏览:

《致持牌法团关于有效业务延续计划的通函》:

http://sc.sfc.hk/gb/www.sfc.hk/edistributionWeb/gateway/TC/circular/doc?refNo=14EC32

《致所有持牌法团有关互联网交易的通函 – 资讯保安管理及系统的充足性》:

http://sc.sfc.hk/gb/www.sfc.hk/edistributionWeb/gateway/TC/circular/doc?refNo=14EC48

 

 

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