如何在基金公司内建立有效的合规文化

自2008年金融海啸导致全球经济衰退起,各国政府及监管机构纷纷推出新的措施和条例以加强对金融业的规管。例如,美国政府推行了 Dodd-Frank Act 和海外帐户税收遵从法 (FATCA) 等法例,收紧对基金公司注册及税务事宜的监管。因此,基金及资产管理公司需要为这些监管条例带来的挑战做好准备。而基金及资产管理公司应该如何建立有效及具持续性的合规文化?这是不少中资、外资和大大小小基金公司管理层面对的“令人头痛”的深层次问题。根据我们过去6年来为基金及资产管理公司提供合规服务的经验,我们得出以下五大重点建议,与大家分享交流:

 

1. 领导层担当带领合规文化的责任

 

要建立一个重视合规的企业文化,不能单靠合规及风险部门的努力,更需要领导及管理层的协助。领导层的支持不但可确保合规部门有充足的资源进行合规工作,亦能向所有员工传递公司对合规方面高度重视的讯息。在制定基金及资产管理业务策略计划时,领导层亦应考虑并采纳合规及风险部门所提出的意见,以确保公司业务符合监管条例。

 

2. 撰写清楚的公司守则、程序及业务策略

 

合规工作中的很大一部分建基于清楚和详细的守则、程序及商业策略文件。公司在编写以上文件时,须考量其基金及资产管理业务所面对之风险,并确保文件内容能如实反映公司所进行的商业活动。此外,公司亦应制作内部合规手册和相应检查清单,使员工对公司的合规要求有更明确的瞭解,同时提高合规工作的素质。另外要留意的是,这些文件应该使用易于明白的文句编写,并定期进行复审及更新。

 

3. 加强员工合规培训与沟通

 

制定了清楚明确的守则及程序后,合规团队应计划定期为公司前后台各部门的员工提供合适的培训。培训活动可以包括有关合规议题的讲座及由第三方举办的训练课程等等,以提升员工的合规意识和加强对违规行为之警觉性为目标。除此以外,合规部门也应与公司员工定时进行沟通,一方面可协助员工进一步理解公司的合规程序,另一方面可以建立一个有效的通报渠道,有助侦察违规行为。

 

4. 妥善保存与业务相关的纪录

 

纪录保存是合规工作的重要一环,各地监管机构也对纪录保存有相关要求。以香港为例,有关交易、客户、第三方服务供应商等纪录都必须按证监会条例妥善保存。客户纪录保存亦与打击洗钱及恐怖分子资金筹集有密切的关联。故此,从事基金及资产管理的公司员工须培养妥善保存与业务相关纪录的习惯。

 

5. 定期检讨与优化合规程序

 

建立有效的合规文化是一个持续的过程,需要公司上下的长期努力。领导层及相关人等须定期检讨现时的合规程序,并根据新推行的条例进行优化。如有需要,公司亦可雇用如顾问公司及核数师等的第三方机构,加强合规工作。完善的合规文化不但可以协助基金及资产管理公司达致监管机构的要求,更可提高对投资者的保障。

 

合规文化需要时间建立,公司团队人员素质也同样重要。现时中港两地基金业正在急速发展,人才供应紧张。不少年轻基金从业人员资历及人生阅历尚浅,合规意识需更进一步巩固,而且不排除数年后,中港基金行业或会出现大调整,汰弱留强。基金表现可升可跌,已经拥有优良合规文化的公司才能经历大市的高低起跌,站得住并留守市场,不被淘汰。

 

 

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天智合规顾问www.complianceplus.hk 为一家香港知名的合规顾问公司,专门处理香港金融合规事务,已为不少内地公募基金及阳光私募基金,对冲基金及金融机构处理在港的合规事宜。

 

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