如何在基金公司内建立有效的合規文化
自2008年金融海嘯導致全球經濟衰退起，各國政府及監管機構紛紛推出新的措施和條例以加強對金融業的規管。例如，美國政府推行了 Dodd-Frank Act 和海外帳戶稅收遵從法 (FATCA) 等法例，收緊對基金公司註冊及稅務事宜的監管。因此，基金及資產管理公司需要為這些監管條例帶來的挑戰做好準備。而基金及資產管理公司應該如何建立有效及具持續性的合規文化？這是不少中資、外資和大大小小基金公司管理層面對的「令人頭痛」的深層次問題。據我們過去6年來為基金及資產管理公司提供合規服務的經驗，我們得出以下五大重點建議，與大家分享交流:
1. 領導層擔當帶領合規文化的責任
要建立一個重視合規的企業文化，不能單靠合規及風險部門的努力，更需要領導及管理層的協助。領導層的支援不但可確保合規部門有充足的資源進行合規工作，亦能向所有員工傳遞公司對合規方面高度重視的訊息。在制定基金及資產管理業務策略計劃時，領導層亦應考慮並採納合規及風險部門所提出的意見，以確保公司業務符合監管條例。
2. 撰寫清楚的公司守則、程式及業務策略
合規工作中的很大一部分建基於清楚和詳細的守則、程式及商業策略文件。公司在編寫以上文件時，須考量其基金及資產管理業務所面對之風險，並確保文件內容能如實反映公司所進行的商務工作。此外，公司亦應制作內部合規手冊和相應檢查清單，使員工對公司的合規要求有更明確的瞭解，同時提高合規工作的素質。另外要留意的是，這些文件應該使用易於明白的文句編寫，並定期進行複審及更新。
3. 加強員工合規培訓與溝通
制定了清楚明確的守則及程序後，合規團隊應計劃定期為公司前後台各部門的員工提供合適的培訓。培訓活動可以包括有關合規議題的講座及由第三方舉辦的訓練課程等等，以提升員工的合規意識和加強對違規行為之警覺性為目標。除此以外，合規部門也應與公司員工定時進行溝通，一方面可協助員工進一步理解公司的合規程序，另一方面可以建立一個有效的通報渠道，有助偵察違規行為。
4. 妥善保存與業務相關的紀錄
紀錄保存是合規工作的重要一環，各地監管機構也對紀錄保存有相關要求。以香港為例，有關交易、客戶、第三方服務供應商等紀錄都必須按證監會條例妥善保存。客戶紀錄保存亦與打擊洗錢及恐怖分子資金籌集有密切的關聯。故此，從事基金及資產管理的公司員工須培養妥善保存與業務相關紀錄的習慣。
5. 定期檢討與優化合規程序
建立有效的合規文化是一個持續的過程，需要公司上下的長期努力。領導層及相關人等須定期檢討現時的合規程序，並根據新推行的條例進行優化。如有需要，公司亦可雇用如顧問公司及核數師等的第三方機構，加強合規工作。完善的合規文化不但可以協助基金及資產管理公司達致監管機構的要求，更可提高對投資者的保障。
合規文化需要時間建立，公司團隊人員素質也同樣重要。現時中港兩地基金業正在急速發展，人才供應緊張。不少年輕基金從業人員資歷及人生閱歷尚淺，合規意識需更進一步鞏固，而且不排除數年後，中港基金行業或會出現大調整，汰弱留強。基金表現可升可跌，已經擁有優良合規文化的公司才能經歷大市的高低起跌，站得住並留守市場，不被淘汰。
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天智合規顧問www.complianceplus.hk 為一家香港知名的合規顧問公司，專門處理香港金融合規事務，已為不少內地公募基金及陽光私募基金，對沖基金及金融機構處理在港的合規事宜。
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